Apa itu Sistem Informasi Manajemen APOTEK ??
Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem informasi pencatatan obat dan alat kesehatan
di Apotek. Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen Apotek alur obat mulai dari
penerimaan, pencatatan di gudang obat dan penjualan ke pasien terekam
dalam database sehingga stok opname dapat dilakukan secara otomatis dan
real time.
Penting Gak Sih?! Silahkan simak keuntungan SIM pada Apotek
Bila Apotek Menerapkan SIM?
SIM apotek dibuat untuk menangani
bagian point of sales kasir dan inventori dari suatu apotek,
yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi
beli dan jual secara resep dan non resep. Juga
untuk menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil
manajer lebih tepat sasaran.
|
Inventory Stok obat lebih terpantau |
Sistem applikasi ini dirancang untuk digunakan
secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau dengan barcode
scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan dengan cepat.
Kelebihan – kelebihan yang diperoleh apotek dengan menggunakan
SIM ini adalah :
- membutuhkan waktu yang lebih
singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau mesin
kasir dapat menghitung secara automatis
- Pemantauan inventori / stok
obat yang ada dapat dilakukan secara cepat
- Pengambilan keputusan yang lebih
tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja
yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik,
bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati
masyarakat (paling laris).
Bila Apotek Tanpa SIM?
Pengelolaan informasi apotek biasanya dikerjakan
secara manual. Tanpa penggunaan SIM, maka pendataan transaksi jual
beli dan inventori apotek dicatat dalam buku.
Kelemahan – kelemahan yang dapat ditemukan
dalam kasus ini ialah :
- Membutuhkan waktu lebih lama
dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung secara
manual atau dengan kalkulator.
- Memerlukan waktu untuk memantau
inventori stok obat yang ada (stock opname).
- Memerlukan waktu dalam pembuatan
laporan – laporan, karena karyawan harus membuka kembali
data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
- Kemungkinan adanya data –
data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.
|
Pencatatan Apotek secara manual |
|
Inventory stok obat tidak terpantau |
|
|
|
|
|
|
-
Dengan SIM Manajemen data dan pelaporan lebih mudah
Laporan Standar SIM Apotek terdiri
dari 25 macam laporan yaitu :
- Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
- Penjualan
/ Kategori
- Pembelian,
- Kredit Jatuh
Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
- Keuntungan,
- Hutang,
- Piutang,
- Stok Reorder
(untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
- Stok Opname
(informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara
manual saat stok opname),
- Produk Expired,
- Data Instansi,
- Data Dokter,
- Komisi Per
Dokter,
- Komisi Per
Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan
persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan
resep produk tersebut),
- Pasien Per
Dokter,
- Data Pelanggan,
- Data Supplier
- Data Produk
- Data Racikan
- Data Obat
Sejenis
- Retur Penjualan
- Retur Pembelian
- Data Nilai
Produk
- Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
- Penjualan Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep
Tools/ Fitur yang diterapkan dalam SIM apotek
Disini adalah fitur fitur dari applikasi untuk melihat aktivitas
yang dikerjakan pada applikasi atau untuk memaintenance applikasi
diantaranya adalah :
- Sekuriti (untuk memberi hak akses kepada pengguna,
apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian
saja, apakah bisa membuat laporan dll),
- Options (menu untuk setting
applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase
PPn dll),
- Aktivitas Pengguna yaitu History login (pencatatan tanggal
dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),
- Histori Pembelian baik secara transaksi (untuk
melihat item item apa saja yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item
tersebut dibeli),
- Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
- Histori Arus Barang yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item barang
- Histori Penghapusan Transaksi,
- Histori Pemesanan (untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke supplier)
- Histori Perubahan Harga
- Stok Opname (penyesuaian jumlah
produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik
penambahan maupun pengurangan),
- Stok Reorder (informasi mengenai
produk produk mana saja yang harus di order ulang)
- Posisi Stok (semacam kartu stok yang akan
menginfokan jumlah saat terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan
retur maupun stok opname)
- Layar
Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa dan
harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal
Beberapa Aplikasi yang diterapkan pada SIM apotek
1. Backoffice
Backoffice adalah salah satu bagian dari software Apotek yang
berfungsi untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti : maintenance
master data, pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan
lain-lain.
Secara garis besar backoffice terdiri dari :
Master
- Obat / Non-Obat
- Pasien
- Dokter
- Supplier/PBF
- Pabrik
- Kelas Terapi
- Bahan Aktif
- Satuan
|
Pembelian
- PO
- Faktur Pembelian
- Return Pembelian
- Debit/Kredit Pembelian
- Konsinyasi
|
Penjualan
- Faktur Penjualan
- Faktur Penjualan HNAP
- Resep
- Resep Sederhana
- Return Penjualan
- Debit/Kredit Penjualan
|
Kas/Bank Manajemen
- Kas/Bank Masuk
- Kas/Bank Keluar
- Sistem
|
Settings
- Security BO
- Security Kasir
- Security Laporan
- Pesan Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh Tempo Hutang/Piutang)
2. Outlet
Merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten Apoteker yang masing - masing telah di beri password untuk log-in, aplikasi ini digunakan untuk menunjang semua proses penginputan resep.
3. Elektronik resep ( E-Resep)
Merupakan sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung oleh internet jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang bersangkutan, aplikasi ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan SIM
4. Monitor waktu tunggu
Merupakan penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi waktu pengerjaan resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama waktu dalam mengantri resep.
5. Website
Merupakan sarana untuk mempublikasikan profil apotek, menginformasikan penggunaan obat, dan merupakan daya saing dalam membuka pasar
Sekian dulu Informasi mengenai Sistem Informasi Manajemen Apotek Semoga Bermanfaat bagi pembaca yang budiman. Terimakasih