Sistem Informasi Manajemen (SIM) Apotek

Apa itu Sistem Informasi Manajemen APOTEK ??

Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem informasi pencatatan obat dan alat kesehatan di Apotek. Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen Apotek alur obat mulai dari penerimaan, pencatatan di gudang obat dan penjualan ke pasien terekam dalam database sehingga stok opname dapat dilakukan secara otomatis dan real time.

Penting Gak Sih?! Silahkan simak keuntungan SIM pada Apotek

Bila Apotek Menerapkan SIM?

SIM apotek dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi beli dan jual secara resep dan non resep. Juga untuk menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran.

Inventory Stok obat lebih terpantau

Sistem applikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. 
Kelebihan – kelebihan yang diperoleh apotek dengan menggunakan SIM ini adalah :

• membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara automatis
• Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara cepat
• Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati masyarakat (paling laris).

Bila Apotek Tanpa SIM?

Pengelolaan informasi apotek biasanya dikerjakan secara manual. Tanpa penggunaan SIM, maka pendataan transaksi jual beli dan inventori apotek dicatat dalam buku.
Kelemahan – kelemahan yang dapat ditemukan dalam kasus ini ialah :

• Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung secara manual atau dengan kalkulator.
• Memerlukan waktu untuk memantau inventori stok obat yang ada (stock opname).
• Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan – laporan, karena karyawan harus membuka kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
• Kemungkinan adanya data – data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.



Pencatatan Apotek secara manual



Inventory stok obat tidak terpantau

 Dengan SIM Manajemen data dan pelaporan lebih mudah

  Laporan Standar SIM Apotek terdiri dari 25 macam laporan yaitu :

1. Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
2. Penjualan / Kategori
3. Pembelian,
4. Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
5. Keuntungan,
6. Hutang,
7. Piutang,
8. Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
9. Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual saat stok opname),
10. Produk Expired,
11. Data Instansi,
12. Data Dokter,
13. Komisi Per Dokter,
14. Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut),
15. Pasien Per Dokter,
16. Data Pelanggan,
17. Data Supplier
18. Data Produk
19. Data Racikan
20. Data Obat Sejenis
21. Retur Penjualan
22. Retur Pembelian
23. Data Nilai Produk
24. Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
25. Penjualan Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep

 Tools/ Fitur yang diterapkan dalam SIM apotek

Disini adalah fitur fitur dari applikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada applikasi atau untuk memaintenance applikasi diantaranya adalah :

1. Sekuriti (untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll),
2. Options (menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase PPn dll),
3. Aktivitas Pengguna yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),
4. Histori Pembelian baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),
5. Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
6. Histori Arus Barang yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item barang
7. Histori Penghapusan Transaksi,
8. Histori Pemesanan (untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke supplier)
9. Histori Perubahan Harga
10. Stok Opname (penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),
11. Stok Reorder (informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di order ulang)
12. Posisi Stok (semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname)
13. Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal 

Beberapa Aplikasi yang diterapkan pada SIM apotek

1. Backoffice 

    Backoffice adalah salah satu bagian dari software Apotek yang berfungsi untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti : maintenance master data, pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan lain-lain.

 

Secara garis besar backoffice terdiri dari :

 

Master Obat / Non-Obat Pasien Dokter Supplier/PBF Pabrik Kelas Terapi Bahan Aktif Satuan	Pembelian PO Faktur Pembelian Return Pembelian Debit/Kredit Pembelian Konsinyasi
Penjualan Faktur Penjualan Faktur Penjualan HNAP Resep Resep Sederhana Return Penjualan Debit/Kredit Penjualan	Kas/Bank Manajemen Kas/Bank Masuk Kas/Bank Keluar Sistem

 

Settings

• Security BO
• Security Kasir
• Security Laporan
• Pesan Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh Tempo Hutang/Piutang) 

2. Outlet
    Merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten Apoteker yang masing - masing telah di beri password untuk log-in, aplikasi ini digunakan untuk menunjang semua proses penginputan resep.

3. Elektronik resep ( E-Resep)
    Merupakan sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung oleh internet jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang bersangkutan, aplikasi ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan SIM


4. Monitor waktu tunggu
    Merupakan penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi waktu pengerjaan resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama waktu dalam mengantri resep.

5. Website 
   Merupakan sarana untuk mempublikasikan profil apotek, menginformasikan penggunaan obat, dan merupakan daya saing dalam membuka pasar

Sekian dulu Informasi mengenai Sistem Informasi Manajemen Apotek Semoga Bermanfaat bagi pembaca yang budiman. Terimakasih